Handleiding
De Basis
Voordat u effectief aan de slag kunt gaan met due diligence, is het belangrijk om vertrouwd te raken met een aantal basisconcepten en inzichten.
Na dit hoofdstuk:
- Bent u vertrouwd met de begrippen risico, toeleveringsketen, en due diligence;
- Begrijpt u hoe u als bedrijf gelinkt kan zijn met risico’s;
- Begrijpt u waarom bedrijven aan de slag moeten gaan met due diligence, zelfs wanneer ze er niet toe verplicht zijn.
!! Downloads !!
Om gebruik te maken van deze handleiding dient u de onderstaande word- en excel-template te downloaden, en deze op te slaan op een veilige locatie. Voor bedrijven die actief zijn in de voedingssector of in de technologische industrie stellen we bovendien een sectorspecifieke richtlijn beschikbaar, die onder meer een overzicht bevat van de voornaamste risico's in beide sectoren.
- Excel-template: Due Diligence Toolbox
- Word-template: Due Diligence Strategie
- Richtlijn voor technologische industrie
- Richtlijn voor voedingsindustrie
Wat is een risico?
Met de term risico wordt in deze handleiding verwezen naar een mogelijke negatieve impact van zakelijke activiteiten op de mensenrechten of op het milieu. Het gaat dus over risico’s die u creëert voor anderen, en niet over risico’s voor uw eigen onderneming. De risico’s die uw onderneming creëert voor mens of milieu vormen echter steeds vaker een financieel, commercieel, of juridisch risico voor uzelf. Deze toenemende verstrengeling tussen bedrijfsinterne en bedrijfsexterne risico's, worden belichaamt door het concept 'dubbele materialiteit'.
Hoewel er zeker risico's op het vlak van mensenrechten en milieu kunnen bestaan binnen uw eigen activiteiten, en due diligence dus ook moet toegepast worden om deze risico's te identificeren en te beperken, ligt de focus in deze handleiding op risico's in uw toeleveringsketens. Een toeleveringsketen (supply chain) omvat alle activiteiten die bedrijven en werknemers (zowel in de formele als de informele economie) ondernemen vooraleer een product of dienst geleverd wordt aan uw bedrijf. Hoewel de termen toeleveringsketen en waardeketen (value chain) vaak door elkaar gebruikt worden, omvat een waardeketen ook de downstream, of wat er gebeurt met een product nadat het uw bedrijf verlaten heeft.
Hoe kan u gelinkt zijn met risico's?
Tracht voor elk van de volgende scenario's te bepalen of u als bedrijf gelinkt bent met risico's.
Case 1: U bent de eigenaar van een schoenenwinkel en koopt espadrilles van een Spaanse fabrikant in Elche, tegen de laagst mogelijke prijs en aande meest flexibele voorwaarden. Om aan uw eisen tegemoet te komen, besteedt de Spaanse fabrikant een deel van zijn productie uit aan clandestiene Marokkaanse en Spaanse ateliers die goedkope arbeidsmigranten te werk stellen. Deze werkplaatsen besteden op hun beurt uit aan 'zelfstandige' vrouwen die in hun woonkamer espadrilles aan elkaar naaien voor een hongerloon.
Case 2: U hebt een klein bedrijfje dat verse soepen en sauzen maakt, en koopt buiten het seizoen tomaten uit Spanje en Italië, via een Nederlandse importeur. De importeur koopt in bij Italiaanse en Spaanse groothandelaren, die op hun beurt inkopen bij individuele tomatenboeren. Deze tomatenkwekers nemen illegale Afrikaanse migranten in dienst met de hulp van malafide tussenpersonen. Er zijn gevallen bekend van dwangarbeid en uitbuiting, met nettolonen die ver beneden het minimumloon liggen.
Case 3: U ontwerpt en verkoopt houten speelgoed en laat het produceren door een leverancier in Thailand. Tijdens de eerste COVID-lockdowns annuleert u eenzijdig een bestelling, in een poging om te grote stocks te vermijden. Als gevolg daarvan ziet uw Thaise leverancier geen andere mogelijkheid dan zijn werknemers tijdelijk te ontslaan.
Antwoord: U bent in alle drie de gevallen gelinkt met risico's. In het derde geval is de link het duidelijkst. In het eerste geval bent u gelinkt met het risico door uw aankoopbeslissingen. In het tweede geval is de link eerder indirect, via zakenrelaties in uw toeleveringsketen.
U kan zélf risico's in uw toeleveringsketens veroorzaken door uw aankoopbeslissingen, door onmogelijke eisen te stellen aan leveranciers (cf. case 1), of door eenzijdige beslissingen te nemen die duidelijk in het nadeel spelen van uw leveranciers (cf. case 3). De complexe relatie tussen aankoopbeleid en risico's wordt weergegeven in onderstaande figuur, die deels gebaseerd is op dit rapport van het Ethical Trading Initiative. Indien u inderdaad vaststelt dat u bijdraagt aan risico's via uw aankoopbeleid, is het belangrijk om zo snel als mogelijk de nodige aanpassingen door te voeren in uw aankoopbeleid.
De situatie is complexer wanner u gelinkt bent met risico's via een zakenrelatie (cf. case 2, en in mindere mate ook case 1). Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u producten aankoopt van een trader, die op zijn beurt producten aankoopt van mijnen, plantages, of fabrieken waar de rechten van arbeiders met de voeten getreden worden. In deze gevallen zal u uw invloed (leverage) moeten aanwenden om uw zakenrelatie tot actie aan te zetten. We komen hierop uitgebreid terug in het hoofdstuk 'Risico's beperken'.
Wat is due diligence ?
De term due diligence (letterlijk: gepaste zorgvuldigheid) zal bekend in de oren klinken voor accountants en fiscalisten, voor wie het zoveel betekent als het boekenonderzoek dat verricht dient te worden voor een fusie of overname met/van een ander bedrijf. Meer recent wordt due diligence steeds nauwer geassocieerd met duurzaamheidsvraagstukken. Concreet omvat due diligence op het vlak van mensenrechten en milieu een set van processen die gericht zijn op (1) het begrijpen van risico’s; (2) het beperken van risico’s; en (3) het integreren van due diligence in uw bedrijfsvoering. Elk van deze drie processen omvat verschillende deelprocessen, welke de verschillende hoofdstukken vormen van deze handleiding.
Is due diligence verplicht?
Due diligence is stevig verankerd in internationale principes en richtlijnen, waarvan de belangrijkste ongetwijfeld de VN-principes inzake bedrijven en mensenrechten (2011) en de OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen zijn. Wanneer we doorheen deze handleiding verwijzen naar ‘internationale due diligence richtlijnen’, gaat het over deze twee teksten. Hoewel deze richtlijnen zeer invloedrijk zijn (men spreekt vaak over ‘soft law’), bleef hun juridische waarde lange tijd beperkt. De laatste jaren zien we echter een evolutie richting ‘harde’ due diligence wetgeving. In navolging van wetgeving in (onder meer) Frankrijk en Duitsland deed de Europese Commissie begin 2022 een voorstel voor een Europese richtlijn inzake ‘corporate sustainability due diligence’ (CSDDD). Daarnaast heeft de EU nog verschillende sectorspecifieke en themaspecifieke due diligence regels uitgewerkt. Ook in België werd in 2021 een ambitieus wetsvoorstel ingediend voor een zorgplicht voor Belgische bedrijven, en staat de kwestie op de parlementaire agenda. Een overzicht van deze wetgeving ziet u in onderstaande figuur.
Mits uitzonderingen (bv. Belgisch wetsvoorstel, Noorse wetgeving, EU Timber Directive) is deze due diligence wetgeving niet van toepassing op KMO’s. Het is echter niet ondenkbaar dat sommige West-Europese landen alsnog zullen evolueren richting meer dwingende regels voor KMO’s. Bovendien zullen heel wat KMO’s de impact van wetgeving hoe dan ook voelen, doordat grotere klanten trachten om verantwoordelijkheden en kosten af te wentelen op hun (vaak kleinere) leveranciers - een dynamiek die ook expliciet wordt aangemoedigd door de Europese Commissie, in haar CSDDD-voorstel.
Waarom aan de slag gaan met due diligence?
Maar zelfs indien due diligence (nog) geen wettelijke verplichting is voor uw bedrijf, heeft u er alle belang bij om er toch mee aan de slag te gaan. Naast de morele verantwoordelijkheid om zorgvuldig om te springen met mens en milieu, zijn er namelijk ook verschillende ‘harde’ incentives voor bedrijven om proactief risico's te identificeren en aan te pakken.
Commerciële motieven
De maatschappelijke aandacht voor hoe bedrijven omgaan met risico’s voor mens en milieu groeit zienderogen. Zeker bij jonge consumenten is er een steeds grotere vraag naar verantwoorde producten. Allicht belangrijker is de druk die ontstaat in B2B-relaties. Onder druk van de wetgever en van investeerders gaan grote bedrijven namelijk steeds vaker dwingende eisen stellen aan hun leveranciers. Op die manier kunnen ze een deel van de verantwoordelijkheid en de kosten doorschuiven naar leveranciers. Ook bij de toekenning van overheidsopdrachten en subsidies wordt steeds meer aandacht besteed aan hoe bedrijven omgaan met risico’s voor mens en milieu, al dan niet in de vorm van expliciete due diligence clausules.
Financiële motieven
Ook de toegang tot financiële middelen wordt steeds meer afhankelijk van hoe u omgaat met risico’s voor mens en milieu. Bij banken en investeerders gaat het al lang niet meer louter over financiële risico’s, maar wordt, onder de noemer van ‘dubbele materialiteit’, ook steeds vaker gekeken naar hoe u omgaat met maatschappelijke risico’s.
Strategische motieven
In een context van toenemende geopolitieke spanningen en competitie om grondstoffen wordt kennis over toeleveringsketens steeds belangrijker. De COVID-pandemie maakte bovendien pijnlijk duidelijk dat risico’s op het vlak van mensenrechten al te vaak samenhangen met risico’s op verstoringen in toeleveringsketens. Due diligence kan u helpen om deze risico’s beter te begrijpen, en om strategisch na te denken over meer 'schokbestendige' (resilient) toeleveringsketens.
Tot slot verplicht due diligence u om strategisch na te denken over uw duurzaamheidsbeleid. Al te vaak zijn goedbedoelde inspanningen op het vlak van duurzaamheid (denk bijvoorbeeld aan de Sustainable Development Goals) namelijk gebaseerd op een foutief of een onvolledig begrip van risico’s. Due diligence vertrekt daarentegen vanuit een gedegen begrip van risico’s, om pas in tweede instantie na te denken over hoe u als bedrijf het meeste impact kan hebben.
Naar het volgende hoofdstuk
Markeer het huidige hoofdstuk om naar een volgend hoofdstuk te gaan.