Manuel
Communiquer
La communication interne et externe sur le devoir de vigilance est cruciale pour informer et sensibiliser les collègues et les parties prenantes externes. La communication peut prendre la forme de rapports formels, mais pour de nombreuses PME, ce n'est certainement pas une nécessité.
À la fin de ce chapitre, vous :
- Comprendrez les attentes envers votre entreprise en termes de communication et de rapports ;
- Comprendrez comment communiquer sur le devoir de vigilance ;
- Aurez réfléchi à la manière dont vous allez communiquer votre plan de vigilance aux différentes parties prenantes.
Quelle est la différence entre communication et rapport ?
Communiquer et rendre compte du devoir de vigilance sont deux choses différentes. La communication couvre une multitude de moyens possibles pour informer les parties prenantes de vos risques et de votre approche pour y faire face. Le reporting fait référence à des formes de communication plus formelles et plus standardisées, par exemple dans le cadre d'un rapport de durabilité.
Qu'attend-on des PME ?
Les grandes entreprises sont de plus en plus tenues d'établir des rapports sur l'environnement et les droits humains, à l'aide d'"indicateurs clés de performance" (ICP) et conformément aux normes internationales en matière de rapports, telles que la Global Reporting Initiative. Pour les PME, la situation est moins univoque. Pour certaines PME, l'établissement de rapports formels sur le devoir de vigilance deviendra inévitable, par exemple parce qu'elles opèrent dans un secteur soumis à des obligations de devoir de vigilance (par exemple, les métaux précieux, les bois durs tropicaux), ou parce que les clients demandent à être informés de certains risques (par exemple, le travail forcé, les émissions) afin de pouvoir respecter leurs propres obligations. Pour d'autres PME, le rapport formel est moins important, et l'essentiel est de réfléchir à une stratégie de communication appropriée.
Comment communiquer sur le devoir de vigilance ?
Sur la base des directives internationales, on peut formuler cinq principes généraux que la communication sur le devoir de vigilance devrait respecter.
- La communication sur le devoir de vigilance doit être abordée comme un processus. Vous devrez communiquer régulièrement sur votre compréhension progressive des risques, les mesures que vous prenez ou que vous prendrez, ...
- La communication doit être accessible à toutes les parties prenantes, y compris les titulaires de droits (travailleurs, communautés locales, etc.).
- Les communications doivent être suffisamment détaillées pour permettre une bonne compréhension de vos processus de devoir de vigilance.
- La communication doit être adaptée à la gravité des risques. En cas de risques très graves, vous êtes tenu de faire un rapport formel.
- La communication doit être transparente et honnête. Alors que la communication sur le développement durable tend parfois à se concentrer uniquement sur les réalisations positives, dans le cadre du devoir de vigilance, il est important de communiquer honnêtement sur les risques auxquels vous êtes confrontés et sur les limites de votre approche.
La communication sur le devoir de vigilance peut prendre différentes formes. Il peut prendre la forme d'un rapport plus formel, par exemple dans le cadre d'un rapport de durabilité ou sous la forme d'une mise à jour annuelle du devoir de vigilance publiée sur le site web de l'entreprise. La communication peut également être plus informelle et plus ciblée. Pensez, par exemple, aux messages sur les médias sociaux, à un blog en ligne, à la participation à des événements publics, à des conversations informelles avec des clients ou des fournisseurs... Dans ce guide, nous proposons une approche où, bien que le contenu de la communication sur le devoir de vigilance contienne des éléments formels, vous bénéficiez en même temps d'une liberté totale dans la définition d'une stratégie de communication.