Menu

Handleiding

Meer

Communiceren

Interne en externe communicatie over due diligence is cruciaal om zowel collega's als externe stakeholders te informeren, te sensibiliseren, en te engageren. 

Na dit hoofdstuk:

  • Heeft u zicht op de verwachtingen ten aanzien van uw bedrijf op het vlak van communicatie en rapportering;
  • Beschikt u over een eenvoudige due diligence strategie, en over een plan om deze strategie te communiceren.
10 min (zonder verdieping) / 15 min (met verdieping)

Wat is het verschil tussen communiceren en rapporteren?

Communiceren en rapporteren over due diligence zijn twee verschillende zaken. Communiceren omvat een veelheid aan mogelijke manieren om stakeholders te informeren over uw risico’s, en over uw aanpak om met deze risico’s aan de slag te gaan. Rapporteren verwijst naar meer geformaliseerde, meer gestandaardiseerde vormen van communicatie, bijvoorbeeld als onderdeel van een duurzaamheidsverslag.  

Wat wordt er verwacht van KMO's?

Grote bedrijven zijn in toenemende mate verplicht om te rapporteren over milieu en mensenrechten, aan de hand van zogenaamde ‘key performance indicators’ (KPI’s), en volgens internationale rapporteringsstandaarden als het Global Reporting Initiative. Voor KMO’s is de situatie minder eenduidig. Ook voor sommige KMO’s zal formele rapportering op termijn onvermijdelijk worden, bijvoorbeeld omdat ze actief zijn in een sector met due diligence verplichtingen (bv. edelmetalen, tropisch hardhout), of omdat grote bedrijven aan hun leveranciers vragen om over bepaalde risico’s te rapporteren (bv. gedwongen arbeid, emissies), opdat ze zélf aan hun rapporteringsverplichtingen kunnen voldoen. Voor heel wat andere KMO’s is formele rapportering minder belangrijk, en is het vooral van belang om over een gepaste communicatiestrategie te beschikken. 

Hoe moet u communiceren over due diligence?

Op basis van internationale richtlijnen kunnen vijf algemene principes geformuleerd worden waaraan communicatie over due diligence moet voldoen.

  • Communicatie over due diligence dient benaderd te worden als een proces. Naargelang u vordert in uw due diligence zal u op regelmatige basis opnieuw moeten communiceren;
  • Communicatie moet toegankelijk zijn voor verschillende stakeholders, waaronder de rechthebbenden (werknemers, lokale gemeenschappen, …) zelf;
  • Communicatie moet gedetailleerd genoeg zijn om een goed begrip toe te laten van uw due diligence processen;
  • Communicatie dient te worden afgestemd op de ernst van de risico’s. In geval van zeer ernstige risico’s wordt u geacht om formeel te rapporteren.
  • Communicatie dient transparant en eerlijk te zijn. Waar bij communicatie over duurzaamheid soms de neiging bestaat om enkel te focussen op de positieve verwezenlijkingen, is het bij due diligence belangrijk om eerlijk te communiceren over risico’s waarmee u geconfronteerd wordt, en over de beperkingen van uw aanpak.

Wat betekent dit nu concreet?

Communicatie over due diligence kan verschillende vormen aannemen. Ze kan de vorm aannemen van formele rapportering, bijvoorbeeld als onderdeel van een duurzaamheidsverslag of in de vorm van een jaarlijkse due diligence update die gepubliceerd wordt op de bedrijfswebsite. Communicatie kan ook informeler en gerichter zijn. Denk bijvoorbeeld aan posts op social media, een online blog, deelname aan publieke events, informele gesprekken met klanten of leveranciers, … In deze handleiding schuiven we een aanpak naar voor waarbij de inhoudelijke communicatie over due diligence weliswaar formele elementen bevat, maar waarbij u tegelijk de volledige vrijheid geniet bij het bepalen van een communicatiestrategie.

Doorheen deze handleiding werd u verschillende keren gevraagd om te rapporteren in een daartoe bestemde word-template. Indien u dit consequent gedaan heeft, beschikt u nu over de basis voor een due diligence strategie. Deze strategie kan nu gepolijst en vervolledigd worden. Eens uw strategie op punt staat dient u na te denken over een communicatiestrategie. Hierbij zijn de volgende vragen van belang:

  • Welke doelgroepen wenst u te bereiken? Kiest u best voor een transversale aanpak, of is een gedifferentieerde en meer gerichte communicatiestrategie meer gepast? Indien u naast investeerders en andere bedrijven ook collega’s, particuliere klanten, of lokale gemeenschappen wenst te bereiken, is een gedifferentieerde aanpak aan te raden. 
  • Verschillen de verwachtingen vanuit deze doelgroepen? Zijn er doelgroepen waarvoor formele rapportering belangrijker is, of volstaat een meer informele aanpak? 
  • Wenst u apart over due diligence te communiceren, of als onderdeel van een bredere communicatiestrategie? Bij grotere bedrijven is er een trend richting integratie, maar voor KMO’s kan ook aparte communicatie interessanter zijn.

Het is belangrijk om uw strategie op regelmatige basis te evalueren en bij te sturen. Dit kan via jaarlijkse of tweejaarlijkse due diligence updates die u publiceert op uw website en/of proactief communiceert aan verschillende stakeholders. Daarnaast is het aan te raden om ook tussentijds te communiceren over (de resultaten van) uw acties, de uitdagingen waarmee u te maken krijgt, … Bijkomende bronnen en tools die u kunnen helpen bij uw communicatie en rapportering kan u terugvinden op de sheet 'tools' van uw excel-bestand.